INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Eventi

1: PREMESSE

Questa informativa cercherà di spiegare all’Interessato chi e come tratta i suoi dati, quali sono i suoi dati, e quali sono i suoi diritti e come può esercitarli. Per chiarimenti particolari, laddove l’Interessato non capisca o non ritenga sufficiente quanto inserito nell'informativa, si invita a scrivere al seguente indirizzo: segreteria@familyday.info

2: ALCUNE NOZIONI IMPORTANTI SUI DATI PERSONALI

Cosa si intende per dati personali? Dati personali sono tutte le informazioni che si riferiscono ad una persona fisica identificabile. Nome e cognome sono dati personali, per la precisione sono dati identificativi, ma non sono gli unici dati personali dell’Interessato. Ce ne sono infatti altri nel rapporto tra Interessato e FAMILY DAY: a titolo esemplificativo la mail personale, ma anche la partecipazione ad eventi organizzati dal Titolare esprime un dato, ed in particolare un dato relativo ad opinioni dell’interessato (atteso che Family Day è una associazione che opera per la difesa di determinati valori).

Cosa significa trattare i dati? La definizione giuridica di trattamento comprende qualunque operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati. Praticamente, quindi, tutto quel che si può fare con i dati dell’Interessato è trattamento. Già quindi raccogliere o leggere i dati per esempio, ossia consultarli, è un trattamento.

Perché sono importanti per l'interessato? I dati dicono chi è l'interessato e cosa fa. Sono suoi, quindi, proprio in quanto “suoi”, sono importanti ed è chiaro anche che in quanto “suoi” ha il diritto di decidere se lasciarli trattare a terzi, e di sapere in che modo ciò viene fatto.

3: CHI TRATTA I DATI

Titolare del trattamento è il soggetto che assume le decisioni su come trattare i dati, quindi – tra l'altro – su quali precauzioni prendere per proteggerli, su dove alloggiarli (se in server o cloud ecc.), su quali dati chiedere all’Interessato, su quali elaborare e per quale scopo, su quali e a chi cederli, come gestire i rapporti e i diritti degli Interessati, su chi scegliere come collaboratore, responsabile o semplice incaricato per trattare i dati, su quali istruzioni impartire ai collaboratori ecc. Quindi, atteso che il titolare del trattamento dei dati è molto importante, sappia l’Interessato che si tratta di:
FAMILY DAY
Sede: Via Bezzecca n. 3, Roma

Poi, per quanto concerne eventuali funzioni accessorie, FAMILY DAY si può avvalere di soggetti interni autorizzati al trattamento (detti anche incaricati) o soggetti esterni per lo più come responsabili del trattamento.
• Assicurazione;
• Personale collaboratore (volontari);
• Fornitori di servizi accessori (catering, ospitalità ecc.);
• Terzi in generale in caso di diffusione dei dati online.
• Terzi che ne fanno richiesta.
• Pubblica autorità qualora previsto dalla legge.

3/a: A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI (o A CHI VIENE CONSENTITO ACCESSO AGLI STESSI)

I dati vengono comunicati a soggetti interni al Titolare che collaborano nella gestione amministrativa dell'associazione.
I dati vengono comunicati anche, per l’espletamento delle funzioni di cui al paragrafo precedente, ai soggetti ivi indicati.

Possono essere ulteriormente comunicati in ottemperanza di obblighi di comunicazione in caso di richiesta da parte di un'autorità pubblica (ad esempio richiesta da parte del Tribunale, accertamenti fiscali, ecc.).

È importante sapere che FAMILY DAY può gestire e dominare solo i dati conservati e trattati nell'ambito del proprio sistema: dati ceduti o comunicati a terzi saranno, nel modo e nel quanto, autonomamente trattati dai terzi cui vengono comunicati secondo proprie politiche di privacy. In ogni caso, laddove FAMILY DAY cessi il trattamento dei dati personali di un Interessato, darà comunicazione della cessazione anche ai soggetti cui tali dati siano stati comunicati, ma non può garantire la cessazione del trattamento da parte di questi.

4: DOVE LI TRATTA

FAMILY DAY tratta i dati personali degli Interessati presso la propria sede ed in cloud situato in zona UE.

5: QUALI DATI VENGONO TRATTATI

In base alla qualità significativa dei dati si possono individuare:
Identificativi, di contatto (mail telefono ecc), curriculari per i relatori(professione ecc), immagine e contenuto dell’esposizione del relatore e dei collaboratori di FAMILY DAY oltre che delle persone esterne che partecipano all’evento, tipologia di evento (e contenuto che quindi esprime sensibilità e interesse verso il tema), data e ubicazione evento, dati di familiari (se accompagnati) e eventuali intolleranze (in caso di organizzazione food);

6: PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI, INDICAZIONE DELLA BASE GIURIDICA E DURATA DI CONSERVAZIONE.

FAMILY DAY tratta i dati degli Interessati per le seguenti finalità:

1. Organizzazione eventi. Individuazione relatori, contatto relatori e organizzazione ospitalità relatori. Diffusione invito alla partecipazione, contatto destinatari invito, raccolta adesioni e presenze. Esposizione (o diffusione) contenuto delle relazioni (slide o altro di analogo). Rilascio attestati di partecipazione se previsti.
Base giuridica: art. 9 co. 2 lett. c GDPR: ll trattamento è effettuato, nell'ambito delle sue legittime attività e con adeguate garanzie, da una associazione senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali, a condizione che il trattamento riguardi unicamente i membri, gli ex membri o le persone che hanno regolari contatti con la fondazione, l'associazione o l'organismo a motivo delle sue finalità e che i dati personali non siano comunicati all'esterno senza il consenso dell'interessato
Durata: i dati di contatto e identificativi sono presenti nel gestionale della Associazione e sono conservati fino alla cessazione dell’evento e delle eventuali azioni di follow up (per esempio: invio materiale evento, invito a nuovi analoghi eventi, creazione di contenuti ecc). I dati del Relatore sono conservati anche in considerazione di eventuali successivi nuovi eventi.
Dati trattati: Formativi: Identificativi, di contatto (mail telefono ecc), curriculari per i relatori(professione ecc), immagine e contenuto dell’esposizione del relatore e dei collaboratori di FAMILY DAY oltre che delle persone esterne che partecipano all’evento, tipologia di evento (e contenuto che quindi esprime sensibilità e interesse verso il tema), data e ubicazione evento, dati di familiari (se accompagnati) e eventuali intolleranze (in caso di organizzazione food);

2. Registrazione delle singole relazioni.
Base giuridica; consenso esplicito del relatore mediante sottoscrizione di liberatoria.
Durata: il video viene conservato fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione da parte del Relatore.
Dati trattati: immagine, voce, contenuto dell’esposizione, curriculari.

3. Invio successivo di materiale di follow up (PPT, test di gradimento ecc):
Base giuridica; legittimo interesse del titolare all’efficace resa dell’evento. Il Legittimo interesse è prevalente perché si tratta di un unico invio di materiale, perché viene dato avviso dell’invio con facoltà di opporsi nell’iscrizione, perché l’invio è comunque coerente con l’interesse all’evento espresso dall’interessato mediante iscrizione e partecipazione allo stesso.
Durata: l’invio viene fatto nei giorni successivi all’evento.
Dati trattati: di contatto.

4. Contatti successivi per proporre nuovi eventi o per proporre attività, prodotti o servizi del Titolare (o di Terzi che il Titolare intende comunque proporre).
Base giuridica: consenso dell’interessato.
Durata: fino a revoca del consenso.
Dati trattati: dati di contatto.

5. Diffusione social, tv o altri media di intervento o parti di intervento del relatore e pubblicazioni sia cartacee che digitali.
Base giuridica: consenso mediante liberatoria.
Durata: fino a revoca del consenso
Dati trattati: immagine, voce, contenuto dell’esposizione, curriculari.

6. Finalità: riprese video del salone (o dell’area) e dei partecipanti e successivo utilizzo o divulgazione del materiale per:
A) Eventi formativi anche asincroni e successivi (sia in modalità online che in presenza) realizzati da FAMILY DAY o con la collaborazione di FAMILY DAY;
B) Sito web o App di FAMILY DAY per finalità di formazione, promozione, marketing, sviluppo associativo;
C) Newsletter inviata da FAMILY DAY per finalità di formazione, promozione e marketing (vedi informativa specifica per la newsletter);
D) Campagne social attivate sui propri profili o canali da FAMILY DAY, articoli di giornale;
E) Materiale informativo creato da FAMILY DAY (volantini, brochure) e distribuito al pubblico;
F) Materiale informativo e curriculare creato da FAMILY DAY (presentazioni, slides ecc) e presentato a enti o società quale materiale di complemento alla descrizione di FAMILY DAY in vista di eventuali, futuri, contratti;
G) Pubblicazioni informative realizzate da FAMILY DAY o con la collaborazione di FAMILY DAY;
Base giuridica: consenso dell’interessato espresso mediante accesso alla sala dove si tiene l’evento, oppure mediante partecipazione all’evento per via telematica. Legittimo interesse prevalente: le riprese sono fatte da personale contrassegnato ed è oggi del tutto prevedibile che siano utilizzate per campagne ulteriori come indicato sopra. L’interessato ha comunque facoltà di chiedere di non essere ripreso.
ATTENZIONE: il consenso può essere revocato solo fino al termine delle riprese. Poi è consentito all’interessato chiedere soltanto la cancellazione delle riprese (o l’offuscamento della propria immagine). In alcuni casi (come, per esempio, pubblicazioni cartacee già prodotte o diffuse) non è consentito revocare il consenso in quanto la revoca non sarebbe effettivamente attuabile da parte del titolare.
Dati utilizzati: immagine, dati vocali, di presenza e interesse dedotti dalla partecipazione all’evento.
Durata: i dati sono conservati sino a revoca del consenso o specifica richiesta da parte dell’interessato. Il consenso revocato non ha efficacia se l’immagine è stata utilizzata per una pubblicazione cartacea già in stampa, mentre in caso di pubblicazione online dovrà specificare – onde consentire l’effettività del consenso – quali contenuti lo ritraggono e per quali viene quindi revocato il consenso.

7: COME VENGONO CONFERITI I DATI

Tutti i dati personali trattati vengono conferiti direttamente dall’Interessato o dal proprio personale.
I dati relativi alle registrazioni sono raccolti da personale del Titolare.

8: QUALI DATI SONO OBBLIGATORI E QUALI FACOLTATIVI (E LE CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO DI DARE I DATI)

Si veda il punto n. 6 per una dettagliata esposizione circa l’obbligatorietà o meno del conferimento dei dati personali per ciascuna finalità.
Per quanto riguarda invece i dati fisiologici, ossia quelli che sono stati definiti al punto precedente dati di contenuto: non è possibile discriminare tra obbligatori e facoltativi, in quanto si formano come conseguenza naturale della scrittura del contenuto del messaggio.

9: COME VENGONO TRATTATI

I dati vengono raccolti e trattati con strumenti elettronici e cartacei.
Sono ospitati su server ubicato in territorio UE.
Potranno accedere e trattare i dati, nell'ambito dell'incarico ricevuto, solo persone debitamente autorizzate e munite di credenziali di autenticazione singole.

10: COME IL TITOLARE “CONTATTERÀ” L’INTERESSATO

FAMILY DAY “contatterà” l’Interessato nei seguenti modi:
• Potrà ricevere e-mail, messaggi o altre comunicazioni da FAMILY DAY: si tratterà di comunicazioni operative (per esempio conferma o modifica dell’evento) o comunque di risposta alle comunicazioni inviate dall’Interessato;
• Potrà inviare materiale di follow up dell’evento;
• Potrà inviare comunicazioni relative a nuovi eventi;

11: QUALI SONO I DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli Interessati sono beneficiari di una serie di diritti.
Diritti di informazione circa:
• Categorie di dati vengono trattati (vedi punto n. 2 e 5);
• Origine dei dati, ossia sapere da dove il servizio ha tratto i suoi dati (vedi punto n. 7);
• Finalità del trattamento dei dati, ossia per quali scopi i dati vengono trattati (vedi punto n. 6);
• Modalità di trattamento dei dati (vedi punto n. 9);
• Estremi del titolare e di eventuali responsabili del trattamento (vedi punto n. 3);
• Soggetti cui vengono comunicati i dati (vedi punto 3/a);
• Tempo di conservazione e trattamento dei dati (vedi punto 6);
• Diritto di esperire reclamo innanzi al garante privacy mediante accesso al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti
• Esistenza o meno di processo di profilazione;
• Base giuridica del trattamento (vedi punto n. 6);

Poi ci sono diritti non di semplice informazione ma operativi. Essi sono di vario genere. In sintesi:
• L'interessato ha diritto di aver copia dei dati che ha fornito.
• Se i dati personali sono inesatti o incompleti l'interessato può chiedere di rettificarli o completarli, fornendo indicazioni in tal senso. Se il Titolare deve verificare l'esattezza dei dati contestati dall'interessato, questi può nel mentre ottenere la limitazione dei dati contestati (limitazione significa che i dati vengono soltanto conservati e non ne viene fatto alcun altro trattamento se non con uno specifico consenso dell'interessato o se servono per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria).
• Se i dati personali non sono più necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti o altrimenti trattati l'interessato ne può chiedere la cancellazione. Se però i dati servono all'interessato per esercitare un proprio diritto in sede giudiziaria, ne può chiedere la limitazione (ossia la sola conservazione).
• Se il trattamento è illecito perchè i dati sono trattati in assenza di consenso, interesse legittimo da parte del Titolare, contratto per l'esecuzione del quale il trattamento stesso è necessario, obbligo legale di trattamento da parte del Titolare, l'interessato può chiederne la cancellazione o la limitazione.

14: COME LI PUÒ ESERCITARE

Procedura per l'esercizio dei diritti: I diritti dell’Interessato possono esser esercitati inviando una mail a: La mail è Segreteria@familyday.info
Il Titolare deve rispondere entro trenta giorni (che possono esser prorogati di altri due mesi, ma il Titolare in questo caso deve dare avviso motivato del ritardo all'Interessato).
Il Titolare può rifiutare, se ne ha motivo, di dar seguito alla richiesta dell’Interessato (rifiuto che deve esser comunicato all’Interessato entro un mese) solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive. Deve dare in tal caso risposta motivata. In ogni caso l’Interessato può rivolgersi al “Garante Privacy” (si veda link sotto riportato) o al Giudice.
Il Titolare deve rispondere utilizzando lo stesso canale (mail, telefono ecc) utilizzato dall’Interessato per la richiesta, a meno che l’Interessato stesso non chieda una risposta per via diversa. In caso di richiesta proveniente da indirizzo e-mail diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato.
Il Titolare, laddove nutra dubbi circa l'identità della persona che avanza la richiesta o esercita uno dei diritti che vengono di seguito elencati, può chiedere ulteriori informazioni per confermare l'identità del richiedente. In caso di richiesta proveniente da indirizzo e-mail diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato.

Le richieste e le risposte sono gratuite, salvo che siano ripetitive. In tale ultimo caso il Titolare può addebitare i costi vivi che affronta per la risposta (quindi costi di personale, costi materiali, ecc).
In ogni caso l'interessato può rivolgersi all'autorità Garante (https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti) o alla Autorità Giurisdizionale competente per l'esercizio dei propri diritti.

15: QUALI SONO I DOVERI E ONERI DEGLI INTERESSATI

È fatto obbligo agli Interessati di comunicare dati veritieri.
É onere dell’Interessato comunicare al Titolare qualsiasi cambiamento intervenuto sui dati personali in precedenza comunicati (ad esempio in caso di cambio in e-mail o di numero di telefono).

16: IPOTESI DI DATA BREACH

In caso si dovessero verificare, rispetto ai dati degli Interessati, uno o più dei seguenti eventi: accesso, sottrazione, perdita, distruzione, divulgazione, modifica non autorizzati (c.d. Data breach).

FAMILY DAY, ferme restando le misure tecniche urgenti da porre in essere per bloccare (per quanto possibile) l'evento e per ridurne gli effetti dannosi si impegna a:
- ripristinare quanto prima il servizio in modo efficiente, recuperando i dati disponibili dall'ultimo backup utile effettuato;
- informare gli Interessati, direttamente se le circostanze lo permettono ovvero genericamente (mediante avviso sull'home del sito web o mediante comunicazione inviata a tutti gli Interessati, compresi quelli per i quali eventualmente non ci sono stati eventi sui dati) del tipo di evento, del tempo in cui si è verificato, delle misure adottate (senza entrare nel dettaglio al fine di non agevolare eventuali nuovi attacchi) per ridurre i danni e per evitar nuovi analoghi eventi, nonché delle misure ed accorgimenti che il Interessato dovrebbe – da parte sua - porre in essere per ridurre le probabilità di nuovi eventi e limitare le conseguenze di quelli già verificatisi.

Data di aggiornamento 01 aprile 2026